Ärla Byaråd är an allmännyttig, ideell förening med en styrelse som väljs vid Årsmötet i mars månad. Alla som vill vara med och stötta föreningens syften är välkomna som medlemmar. Medlemskap gäller ett kalenderår i taget per familj.
Föreningens syfte är att på alla möjliga sätt vara nyttig och till glädje för de som bor i Ärla.
De medel som föreningen får in, ska användas så bra som möjligt enligt de beslut som Årsmöte och styrelse fattar. Ärla Byaråd är även det närmsta som finns dit Eskilstuna kommun och kommunens förvaltningar kan remittera frågor som de vill ha Ärlaborna syn på.
Ärla Byaråd samarbetar gärna med andra föreningar och organisationer som verkar i Ärla.
Årsmötet är högsta beslutande organ, där godkänns verksamhetsplan inklusive budget och man utser styrelse, revisorer och valberedning som alla rapporterar tillbaka till nästkommande årsmöte. Man godkänner styrelsens verksamhetsrapport, revisorernas berättelse och valberedningens rapport.
Styrelsen som består av ordförande, kassör, sekreterare och minst 2 och som mest 4 ledamöter samt minst 2 och som mest 4 suppleanter. Man har c:a åtta möten per år. Mötena hålls vanligtvis i Pingstkyrkans café på kvällar som beslutas från gång till gång. Mötena protokollföres och justeras vid nästföljande möte.
Medlemmar är välkomna att närvara som observatörer på styrelsens möte men har ingen rösträtt.
Allt arbete som sker i byarådets namn är ideellt och oavlönat. Medlemsavgifter, sponsorbidrag och andra bidrag används i byarådets olika aktiviteter och projekt.
Styrelseprotokoll och ekonomiska rapporter arkiveras dels hos sekreterare i pappersform och på Dropbox i digitalform där de har säkrats på bästa möjliga vis, bl. a. dagliga backupper.
Information om Ärla Byaråd och aktuella projekt mm. finns på föreningens webbsida www.aerla.se
Inför varje styrelsemöte tas en föreslagen dagordning fram som beslutas på mötet.
Dagordningen innehåller fasta punkter om justering av förra mötets protokoll och ekonomisk redovisning, rapportering av pågående projekt, händelser och inkomna skrivelser etc.
Därutöver diskuteras aktuella projekt samt föreslås nya. Årets Verksamhetsplan är samma som summan av aktuella projekt. Alla medlemmar i Ärla Byaråd får komma med förslag till nya projekt.
Ett antal projekt och aktiviteter är mer eller mindre fasta, så som Ärlabadet, Ärlabladet, Valborgsmässoafton, Julgran, Trafiksäkerhet och Musikstipendiet men hänger ofta ihop med årstid.
Andra projekt är tidsbegränsade projekt. När de är genomförda avslutas de.
Varje projekt ska ha en projektledare som ska driva projektet. Det är avsikten att ett projekt ska drivas av en entusiast som är villig att lägga tid och energi på projektet – det är inte styrelsen som driver projekten. Projektledarna rapporterar till Byarådets styrelse. Projektledaren har en sponsor bland styrelsens ledamöter.
Årsmöte avhålles i mars månad i Pingstkyrkans stora sal. Medlemmar och allmänhet är välkomna men endast medlemmar har rösträtt. Årsmötet är Årets enda medlemsmöte.
Minst 14 dagar innan Årsmötet, kommer alla Årsmöteshandlingar att finnas tillgängliga på föreningens hemsida inkl. Dagordning, Verksamhetsberättelse från det gångna året och Verksamhetsplan för innevarande år. Under årsmötet beslutas om en Verksamhetsplan där det även ska finnas utrymme för förslag från mötesdeltagare.
Vidare väljs styrelseledamöter och andra funktionärer. En Valberedning har förberett valen med valbara kandidater men det finns utrymme för förslag från mötesdeltagare på andra kandidater.
Årsmötesprotokollet publiceras på hemsidan under ”Årsmöte” efter att justering har skett.